Inbox zero, pusta skrzynka. Czasami traktowana jak nie do osiągnięcia święty gral, czasami jak codzienność – podstawa produktywnej pracy. Jedno jest pewne, bez wyrobionego nawyku trudno się przestawić na trzymanie porządku w skrzynce. Natomiast tak jak jazda na rowerze, raz nauczona umiejętność, później procentuje.

Trudne początki

Co zrobić jak maili jest za dużo? Jeżeli maile nigdy nie były usuwane z Twojej skrzynki odbiorczej, nie martw się. Widziałem pełno zapuszczonych skrzynek z setkami, tysiącami maili. Ważne wiadomości z pracy, od rodziny, pomieszane ze spamem nie są dobrym środowiskiem dla efektywnej pracy. Często taki stan jest blokadą do uporządkowania skrzynki – przecież zawsze coś się może przydać.

W takim wypadku przejrzyj wiadomości z ostatnich dwóch dni zastanów się które z nich wymagają od Ciebie jakiejś akcji. Jeżeli reszta jest dla Ciebie w jakiś sposób cenna to ją zarchiwizuj, w innym przypadku usuń. Przed archiwizacją opcjonalnie usuń kompletnie nieprzydatne wiadomości – w archiwum też warto mieć porządek.

W inbox trzymaj tylko nieprzerobione maile

Maile nieprzeczytane, wymagające odpisania lub innej akcji. Możesz od razu odpisać? Zrób to. Im szybciej to załatwisz, tym szybciej przejdziesz do następnej sprawy.

Często w mailach dostajemy zadania, które wymagają od nas jakiejś akcji. Jeżeli możesz to zrobić w przeciągu tego samego lub kolejnego dnia to zostaw wiadomość w skrzynce. Zwłaszcza jeżeli to coś ważnego, traktuj go jako przypominajka że musisz to zrobić.

Jeżeli akcja jest oddalona w czasie to zapisz ją w kalendarzu i usuń. Kalendarz przypomni Ci o tym w przyszłości a w skrzynce będzie jedna niepotrzebna wiadomość mniej.

Nie bój się usuwać

Kluczem do pokonania strachu przed usunięciem jest zrozumienie mechanizmu działania kosza. Wiadomości tam umieszczone są usuwane dopiero po 30 dniach. Większość z naszych wiadomości i informacji w nich zawartych zwykle potrzebujemy na tydzień, góra dwa. Jeżeli jest inaczej i chcesz zachować wiadomość na pamiątkę to po prostu ją zarchiwizuj.

Extra narzędzia

Po pierwsze: klient pocztowy – Gmail. Jest to jedyny właściwy wybór. Dzięki swojej dostępności i innym mechanizmom potrafi poprawić naszą produktywność kilkukrotnie.

Taguj maile

Foldery w Gmailu to tak naprawdę tagi. Każda wiadomość bez tagu Inbox jest traktowana jako zarchiwizowana. Tym lepiej im więcej wiadomości zarchiwizowanych masz właściwie potagowanych. Łatwiej wtedy odnalźć właściwe wiadomości jeżeli są we właściwej grupie.

Nie bój się mieć 1000 filtrów

Każdy z nas jest inny i dostaje inny rodzaj wiadomości. Po za algorytmami dopasowującymi reklamy do naszych wiadomości nikt nie zna naszej skrzynki tak dobrze jak my. Tak jak dziecko uczy się kolejnych słów tak Ty możesz tworzyć bardziej inteligentną skrzynkę dodając kolejne filtry w Gmailu.

Jeżeli pracujesz na co dzień pracujesz z mailem tak jak ja, to równie często warto udoskonalać swoje umiejętności obsługi skrzynki. Nieumiejętne z niej korzystanie często zabiera nam najwięcej czasu w ciągu dnia. Niech skrzynka pracuje dla nas a nie my dla niej.